Biker on Tour bietet organisierte Motorradreisen in verschiedene Länder und Regionen an. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können je nach Reise mit dem eigenen Motorrad teilnehmen oder ein Motorrad mieten. Die Anmeldung erfolgt über die Website.
Die anschließende Bearbeitung der Buchungen war bislang jedoch mit mehreren manuellen Arbeitsschritten verbunden. Die Buchungsdaten gingen per E-Mail ein und wurden händisch in eine Excel-Tabelle übertragen. Danach wurde die Buchungsbestätigung manuell erstellt, ausgedruckt und per Post versendet. Im Rahmen eines Pilotprojektes wurde dieser Prozess analysiert und mithilfe eines automatisierten Workflows deutlich vereinfacht.
Automatisierter Workflow mit n8n
Für die technische Umsetzung kam die Automatisierungsplattform n8n zum Einsatz. Mit ihr lassen sich verschiedene Anwendungen, Datenquellen und KI-Modelle zu einem durchgängigen Prozess verbinden.
Sobald eine neue E-Mail eingeht, prüft das System zunächst, ob es sich um eine Buchung handelt. Ist dies der Fall, übernimmt ein KI Agent die weitere Verarbeitung. Dieser erkennt und strukturiert die relevanten Buchungsinformationen, darunter:
- Name der Reise
- Name der Teilnehmerin oder des Teilnehmers
- Zimmerkategorie
- Motorradtyp
- etc.
Die Daten werden anschließend automatisch in die passende Reiseübersicht übertragen. Sollte für die jeweilige Reise noch kein eigenes Tabellenblatt vorhanden sein, wird dieses automatisch angelegt.
Automatische Dokumentenerstellung und Ablage
Zusätzlich erstellt der Workflow einen Ordner für die jeweilige Reise auf dem Server, sofern dieser noch nicht existiert. Auf Basis einer Vorlage wird anschließend automatisch eine Buchungsbestätigung erzeugt und im passenden Ordner gespeichert. Die Buchungsbestätigung enthält alle relevanten Reisedaten sowie Informationen zu Reisepreis, Anzahlung, Bankverbindung und Verwendungszweck.
Nach Abschluss der Verarbeitung wird auch die ursprüngliche Buchungs-E-Mail im Posteingang automatisch in einen Unterordner mit dem Namen der jeweiligen Reise verschoben. Dadurch entsteht eine einheitliche und übersichtliche Ablagestruktur.
Persönliche Kontrolle bleibt erhalten
Die abschließende Prüfung erfolgt weiterhin durch Biker on Tour. Die erstellte Buchungsbestätigung wird persönlich kontrolliert, ggf. ausgedruckt und per Post versendet. Erst danach wird das Dokument in den Ordner „Erledigt“ verschoben. Die Automatisierung übernimmt damit die zeitintensive Vorbereitung, während die persönliche und fachliche Kontrolle vollständig beim Unternehmen verbleibt.
In diesem Video zeigt Dennis Bormann, Softwareentwickler beim EECC, wie der automatisierte Buchungsprozess in n8n umgesetzt wurde und welche Schritte die KI übernimmt.
Bis zu 50 Stunden Zeitersparnis pro Jahr
Durch den neuen Workflow reduziert sich der manuelle Aufwand pro Buchung um etwa acht bis zehn Minuten. Bei rund 300 Buchungen im Jahr entspricht dies einer möglichen Zeitersparnis von 40 bis 50 Arbeitsstunden.
Neben der reinen Zeitersparnis verbessert der automatisierte Prozess auch die Übersichtlichkeit und Verlässlichkeit der Abläufe. Eingehende Buchungen werden systematisch verarbeitet, relevante Daten strukturiert abgelegt und benötigte Dokumente automatisch vorbereitet. Durch die automatisierte Übertragung der Buchungsdaten lässt sich zudem die Fehlerquote deutlich reduzieren. Tippfehler, Zahlendreher oder unvollständige Übertragungen, die bei der manuellen Bearbeitung entstehen können, werden weitgehend vermieden.
Das Projekt zeigt, wie sich KI und Automatisierung gezielt für administrative Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen einsetzen lassen.
Projektaufwand und Umsetzung
Für die Analyse des bestehenden Buchungsprozesses, die Konzeption des automatisierten Workflows, die technische Umsetzung sowie die anschließenden Tests wurden insgesamt rund 32 Arbeitsstunden aufgewendet. Darin enthalten waren auch die Abstimmung der einzelnen Prozessschritte, die Einrichtung der Schnittstellen und die Anpassung des Workflows an die Anforderungen von Biker on Tour. Dieser einmalige Projektaufwand schafft die Grundlage für eine dauerhafte Entlastung im laufenden Betrieb.