Das Vital Sanitätshaus betreibt vier Filialen in Hilden, Erkrath, Langenfeld und Solingen. Neben klassischem Sanitätsbedarf bietet es eine breite Palette an Produkten und Dienstleistungen in den Bereichen Sport, Fitness sowie Wäsche und Bekleidung. In der hauseigenen Werkstatt werden individuelle Schuheinlagen, Bandagen, Prothesen und Orthesen angepasst oder maßgefertigt.
Problemstellung
Die administrativen Prozesse des Vital Sanitätshauses, insbesondere in der Buchhaltung, waren stark papierbasiert, was den Arbeitsalltag erheblich erschwerte. Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente mussten manuell bearbeitet und archiviert werden, was zeitaufwändig und fehleranfällig war. Zusätzlich führte der hohe Papierverbrauch zu einem erhöhten Ressourcenbedarf und zusätzlichen Kosten. Die fehlende Digitalisierung beeinträchtigte zudem die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten und erschwerte die Zusammenarbeit zwischen den Filialen. Insgesamt führte dies zu ineffizienten Abläufen, die das Unternehmen in seiner Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit einschränkten.
Lösungsansatz
Das Vital Sanitätshaus entschied sich, die Digitalisierung des Backoffice voranzutreiben, um papierbasierte Prozesse zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Ein zentraler Bestandteil war die Einführung eines digitalen Dokumenten-Management-Systems, das eine elektronische Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten ermöglicht.
Tool-Auswahl
Bei der Auswahl des geeigneten Tools legte das Unternehmen Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und die Möglichkeit zur Automatisierung von Analysen und Berichten. Die Wahl fiel auf PHOENIX Documents, ein cloudbasiertes Dokumenten-Management-System, das sich nahtlos in die bestehenden Betriebsabläufe integrieren ließ und die Anforderungen des Unternehmens optimal erfüllte.
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Schritte zur Einführung
Bedarfsanalyse
Mitarbeiterintegration
Implementierung des Systems
Installation und Konfiguration des digitalen Dokumenten-Management-Systems.
Schulung
Pilotphase
Rollout
Nutzen
Durch die Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse konnte das Vital Sanitätshaus seine Effizienz erheblich steigern. Die Umstellung auf ein digitales Dokumenten-Management-System ermöglicht eine schnellere und präzisere Bearbeitung von Dokumenten, was zu einer Reduzierung des Papierverbrauchs und einer verbesserten Ressourcennutzung führt. Die Mitarbeiter:innen profitieren von einer erleichterten Informationsbeschaffung und einer verbesserten Zusammenarbeit.