Kurzbeschreibung
Scopevisio Documents ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS), mit dem Unternehmen ihre Dokumente, Belege und Verträge zentral, digital und rechtssicher verwalten können. Dafür werden Dokumente automatisch per KI-gestützter Texterkennung (OCR) erfasst, strukturiert abgelegt und mit intelligenten Such- und Freigabefunktionen verknüpft, ohne dass Papierakten oder unübersichtliche Ordnerstrukturen nötig sind. Abläufe lassen sich visuell über einen No-Code-Workflow-Editor aufbauen – zum Beispiel: Eine Eingangsrechnung trifft per E-Mail ein, die KI liest die relevanten Daten automatisch aus, der Beleg wird an die zuständige Person zur Freigabe weitergeleitet und anschließend GoBD-konform im Archiv abgelegt.
Das Tool eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Zettelwirtschaft reduzieren, Freigabeprozesse beschleunigen und gesetzliche Vorgaben einhalten wollen. Scopevisio Documents bietet fertige Module für Rechnungen, Verträge oder HR-Akten, nutzt KI zur automatischen Datenverarbeitung sowie Dokumentenanalyse, wird in deutschen Rechenzentren gehostet (BSI C5 testiert & ISO 27001 zertifiziert) und kann vollständig als Cloud-Lösung im Browser sowie mobil per App genutzt werden.
Nutzen
- Zeitersparnis: Manuelle Ablagen, langes Suchen nach Dokumenten und papierbasierte Umlaufmappen werden durch automatische Belegerfassung, Volltextsuche und digitale Freigaben ersetzt.
- KI-gestützte Datenextraktion: Rechnungs- und Vertragsdaten (wie Beträge, Fristen oder Lieferanten) werden durch intelligente Algorithmen automatisch ausgelesen und zugeordnet, wodurch manuelles Abtippen entfällt.
- Rechtssicherheit & Compliance: Dokumente werden lückenlos und revisionssicher nach GoBD sowie DSGVO-konform archiviert, inklusive detaillierter Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen für Betriebsprüfungen.
- Ortsunabhängiges Arbeiten: Teams im Homeoffice, an verschiedenen Standorten oder im Außendienst haben jederzeit und von jedem Gerät aus sicheren Zugriff auf alle benötigten Unterlagen.
- Effiziente Teamarbeit: Dokumente können direkt kommentiert, versioniert und über geschützte Links oder Projekträume sicher mit Kolleg:innen, Kund:innen oder Steuerberater:innen geteilt werden.
- Automatisierte Freigaben: Mit dem visuellen Workflow-Editor lassen sich mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse ohne Programmierkenntnisse flexibel an die eigenen Unternehmensabläufe anpassen.
Einsatz des Tools
In einem Pilotprojekt mit dem Sanitätshaus Vital haben wir ein solches Tool erprobt, den Bericht darüber findest du hier.